Jumat, 24 Agustus 2007

Aplikasi IT dalam Perusahaan

CV. SURYA ELECTRA adalah salah satu perusahaan dagang Electronics and Furniture dengan sistem cash and credit. Berdiri pada tahun 1997 di kota Sukabumi. Diawal pendiriannya, Surya Electra memiliki sebuah sub cabang yang berada di kota Cianjur. Hingga pertengahan tahun 2007 Surya Electra telah memiliki 5(Lima) Sub Cabang dan sebuah showroom sebagai display produk electronics yang dipasarkan. Perusahaan yang sedang berkembang dan mulai mengepakkan sayapnya di daerah Jawa Barat yang berpusat di Kota Sukabumi dengan total karyawan + 565 orang yang tersebar dimasing-masing cabang. Pemegang saham tunggal memberikan kepercayaan kepada jajaran direksinya untuk mengatur sepenuhnya proses manajemen di masing-masing kantor cabang dan showroom.
Masing-masing cabang memiliki strategi dan planning yang berbeda dengan sebuah tujuan memasarkan product secara aman dan terkendali. Aman terkendali disini dikarenakan proses dari jual beli antara kreditur dan debitur melewati jangka waktu yang cukup lama sehingga sangat rentan sekali akan gejolak ekonomi, politik, budaya, serta kondisi alam dimana produk itu dipasarkan.

Berikut struktur organisasi dan jajaran direksi dan staff di CV. SURYA ELECTRA.

Owner
Ir. M. Tirto Suryo (Ir. Muhammaddin)

Struktur organisasi
Managing Director : Ir. M. Tirto Suryo (Ir. Muhammaddin)
Managing HRD : Drs. A. Agus Supendi
Divisi Administrasi dan Keuangan : Desy Ariastuti
Divisi Audit Asset : Novi Ariasti
Branch Manager Bandung : Khairul Anwar SH
Purwakarta : Sukarno Kusmayadi ST
Cianjur : Jajang Jumahaidin
Sukabumi : Hilman Nur Hutagalung SH
Bogor : Heru Gunawan SE
Divisi LITBANG : Fahmi Haris S.Kom
Showroom Manager : Anne Sagita

Masing-masing cabang memiliki strategi dan planning yang berbeda dengan sebuah tujuan memasarkan produk sebanyak-banyaknya secara aman dan terkendali. Aman terkendali disini dikarenakan proses dari jual beli antara kreditur dan debitur melewati jangka waktu yang cukup lama sehingga sangat rentan sekali akan gejolak ekonomi, politik, budaya, serta kondisi alam dimana produk itu dipasarkan.
Setiap kantor cabang juga memiliki strategi pemasaran dengan membangun minimal 4 kantor ranting cabang yang digunakan sebagai wadah ujung tombak dari pemasaran untuk memasarkan product SURYA ELECTRA secara memanah langsung calon konsumen (Direct Selling).

dibawah adalah struktur organisasi CV SURYA ELECTRA

Secara garis besar, dalam perusahaan terdapat 2 sistem pembelian barang secara cash dan kredit. Kemudian seluruh data penjualan dan informasi lain yang mendukung jalannya manajemen perusahaan seperti data karyawan, gaji, data konsumen, absensi, barang, akuntansi dan keuangan secara update terdapat di kantor cabang dan setiap hari harus disesuaikan dengan general ledger di kantor pusat. Pelaporan progres diatas dilakukan dengan menggunakan mesin fax dan telephone. Pasti hal ini akan mempengaruhi keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Begitu juga dengan showroom yang harus menginformasikan ke setiap cabang price product, product ready stock, service barang, reture barang dan lain-lain. Sama dengan proses diatas, showroom harus transfer informasi-informasi tadi melalui fax atau telephone. Progress report secara keseluruhan hanya bias diketahu dengan menghubungi manager showroom.
Kemudian seiring perkembangan teknologi informasi. Ditahun 2002, seluruh pekerjaan yang dikerjakan mesin tik, digantikan dengan komputer. Semua arsip dan surat-surat pendukung seperti kontrak kredit, invoice, kwitansi, faktur, dan lain-lain sudah menggunakan software internal perusahaan. Begitu juga yang ada di showroom. Pada saat itu komputer yang digunakan dengan spesifikasi dibawah ini;
- Pentium III 800MHz
- Memory 64 s/d 128 MB
- Harddisk 10 GB
Software yang digunakan hanya bias mengakses database yang terdapat di komputer yang sudah ter-instal software internal tersebut.
Diawal pertengahan tahun 2004 Seluruh data dan informasi telah didukung oleh media elektronik komputer mulai peremajaaan dengan menaikkan performa seluruh komputer untuk kecepatan akses data yang semakin banyak. spesifikasi seluruh komputer yang ada di Surya Electra saat ini adalah;
- Pentium IV 2,4 sampai dengan 3,0GHz core two
- Memory 256 s/d 512 MB DDR2
- HardDisk 40 sampai dengan 80GB SATA.
- Seluruh komputer yang ada di Kantor pusat dan setiap kantor cabang sudah dibangun LAN(Local Area Network)
- IP(Internet Protocol) kelas C
- kecepatan 100Mbps
- Teknologi jaringan menggunakan star
- menggunakan HUB Switch 24 port dengan kecepatan transfer 100Mbps.
Kemudian pembuatan laporan, arsip dan surat-surat transaksi sudah menggunakan software pendukung yang lebih baik yang mampu membaca database di satu komputer. sehingga memudahkan karyawan dan mempercepat proses kerja dan seluruh transaksi tercatat dalam file di komputer selain juga terdapat dalam bentuk hard copy.
Hingga pertengahan tahun 2007, perkembangan teknologi informasi semakin hari semakin canggih sehingga. Hausnya manusia akan informasi sudah dimanjakan dengan kemajuan teknologi ini hingga kita tidak merasakan bahwa sudah terlalu dekat kita dengan media informasi yang kita butuhkan tersebut. Persaingan dengan kompetitor, keamanan data, ketersedian informasi secara real time, hingga sampai pengembangan Sumber Daya Manusia di perusahaan menuntut kita harus memperbaharui teknologi informasi yang sudah ada.
desaign TI sebelumnya

Walau sudah terkoneksi komputer satu dengan komputer lainnya, dan kemampuan software yang mampu membaca database di satu komputer. Proses membaca database tidak bias realtime dan otomatis. Data hanya tersedia untuk cabang itu sendiri, sehingga direksi tidak dapat mengetahui perkembangan cabang lain untuk melakukan perbandingan kinerja dengan cabang yang ia pimpin.
Walau menggunakan komputer, teknologi informasi yang diterapkan pada perusahaan masih manual juga. Karena ada beberapa pekerjaan yang seharusnya dapat dikerjakan oleh komputer. Dan akhirnya dapat mengurangi cost yang tidak perlu dikeluarkan oleh perusahaan.
Jika membangun jaringan MAN(Metropolitan Area Network) sendiri, perusahaan harus melakukan investasi besar-besaran. Memang security dan ketersediaan database bisa dipertanggungjawabkan atau denga kata lain jaminan mutu. Dengan melihat kebutuhan yang diperlukan perusahaan, saya melakukan sedikit pengembangan teknologi informasi di perusahaan dan hanya melakukan sedikit investasi, selebihnya memanfaatkan sumber daya yang telah ada, diharapkan masalah-masalah diatas dapat terselesaikan. Kemudian teknologi yang diterapkan direncanakan dapat digunakan hingga 5 sampai dengan 10 tahun kedepan ditinjau dari kebutuhan dan sarana yang telah ada. Jika ada perubahan, itu hanya di layanan provider yang menyediakan jalur internet. Jika provider tidak mampu memberikan kepuasan kepada pelanggannya, kita harus berpindah ke provider lain.
Dengan investasi Rp. 80 jutaan yang dialokasikan untuk penyediaan komputer sekelas server yang digunakan sebagai database server dan web server, pembangunan software yang mampu melakukan up date data secara langsung ke server karena software yang sudah ada tidak support jalur data online, dan penyediaan jalur keluar seperti telkom speedy, dalnet, dan lain-lain, dan Router.
Teknologi informasi yang di terapkan di cv. surya electra menggunakan RAS (Remote Access Service) www.cisco.com. 5 kantor cabang dapat melakukan up-date database ke server yang berada di sukabumi. Dengan memanfaatkan sinyal ADSL(Asymetric Digital Subscriber Line) dari kabel telephon, dengan bandwidth + 370 kbps www.telkomspeedy.com masing-masing kantor cabang dapat melakukan update database terjadwal tiap 0.5 jam. Kelemahannya update data base tidak real time. dikarenakan ada jam-jam tertentu dimana setiap kantor cabang harus melakukan update secara bersamaan dan tidak mendukungnya layanan provider untuk memberikan bandwidth yang sesuai dengan keperluan kantor.
Masalah ini dapat diakali dengan cara masing-masing kantor cabang menggunakan server bayangan yang difungsikan sebagai media penampung data sementara sebelum data di masukkan ke database server sebenarnya. Server bayangan juga dimanfaatkan sebagai gateway, router, dan firewall. Sehingga informasi yang belum masuk ke database server, direksi dimasing-masing cabang dapat langsung melihat ke server bayangan dengan melakukan remote IP public di kantor cabang. Dapat dilihat pada gambar diwah ini.
design TI untuk CV SURYA ELECTRA
Gateway yang berfungsi mengkoneksikan IP dengan kelas yang berbeda. sedang firewall difungsikan sebagai media penahan serang spam dari luar. Kemudian server utama di sukabumi difungsikan sebagai database server, web server, gateway, dan firewall. database server digunakan sebagai gudang data. web server sebagai portal agar seluruh user dari manapun yang terkoneksi dengan media internet dapat mengakses site dan mendapatkan informasi tentang product yang tawarkan beserta hardanya.
Portal hanya memberikan informasi, tidak untuk melakukan update database. Input yang bisa diberikan melalui portal website hanya keluhan pelanggan Surya Electra, tidak lebih dari itu.
Untuk software internal perusahaan, dapat langsung melakukan remote ke database secara otomatis. Kemudian disimpan di server bayangan. Setelah seluruh data yang diperlukan cabang ada di server bayangan, maka seluruh update dari cabang hanya di server bayangan. Server bayangan hanya melakukan update ke database server tiap 0.5 jam sekali secara terjadwal. Sehingga website hanya akan memberikan informasi update setiap 0.5 jam sekali. Perubahan yang terjadi 5 menit lalu, baru akan terlihat 30 menit berikutnya di website.
Program database menggunakan power builder, sedang portal menggunakan java dan asp. dibawah dapat dilihat software yang didesign dan website nya
software


Software secara otomatis melakukan pengambilan data dari database server untuk diolah dan di update setiap hari. Untuk bisa masuk dan mengakses software harus sudah memiliki user id dan password yang diberikan oleh administrator. Dan diberlakukannya juga system otorisasi untuk mempermudah kesalahan yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas kesalahan itu.
Begitu juga dengan kegiatan yang terjadi di showroom. Seperti kluar masuk barang, keuangan, reture, service dan penjualan retail sudah diintegerasikan dengan server yang ada di kantor pusat. Otorisasi berlaku untuk keseluruhan.
website

website belum dirubah ke DNS(Domain Name Service)dan dipublikasikan dikarenakan layer keamanan data masih terlalu sedikit. dengan pengembangan di kemudian hari website ada kemungkinan di publikasikan sehingga memberikan kemudahan khususnya bagi seluruh customer yang kami hormati dan pada public lain.
Untuk website showroom terdapat beberapa perbedaan, karena showroom memberikan informasi barang dan harga barang kepada public. Dikarenakan alas an diata, maka selain karyawan dan customer, user tidak dapat masuk ke halaman showroom.

Dari penjabaran diatas, sudah dilaksanakan dan sedah digunakan oleh CV SURYA ELECTRA dalam menunjang ketersediaan data dan informasi yang akurat, aman dan setiap waktu. Project ini dibangun pada awal Juni 2007 dan saat ini sudah dioperasikan dan akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang terus menuju kearah yang lebih baik, mampu bersaing, dapat berinovasi. dengan teknologi informasi akhirnya dapat meningkatkan taraf hidup karyawan melalui penerapan teknologi informasi yang terstruktur.

referensi
Me Leod (1994), Information Systems Conceps.Macmillan Publishing Company, New York
Me Leod (2001), Manajemen Information Systems:A Study of Computer- Based Information Systems M^mnjiian Publishing Company, NewYork
Me Leod (2004),Manajemen information System, 9th,Prentice Hall,USA
O'Brien (2004), Manajemen Information systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 6th, Me GrowHill.USA
Rahman (1988), Accounting Information Systems:Principle, Applications, and Future Directions, Prentice Hall International,Inc. USA
Schoderbek (1985), Management Systems:Conceptual Consideration, 3th, Business Publications, INC, Texas
Shelly (2003),Systems Analysis and Design,5th,Thomson Course Technology.USA
Satzincfer (2002).Systems Analysis and Design:in a Changing World,2nd, Thomson Course Technology.USA
Sutherland (1975), Systems: Analisys, Administration and Archtectur.Van Nostrand reinhoki Company, New York
Slotnick (1989), Computer and Applications:An Introduction to Data Processing, D.C. Heat and Company, Lexington
Therauf (1982), Decision Support Systems for Effective Planning and Control: A Case Study Approach, Prentice Hall International,Inc. USA
Turban (1992), Decision Support and Expert Systems:Manajemen Support Systems, 3th, Macmillan Publishing Company, New York
Turban (1999),Information Technology for Management:Making Connection for strategic Advantage,2nd,John Wilwy&Sons.Newyork
Weber (1999), Information Systems Control and Audit, Prentice Hall International,Inc. USA
Wiggins(1995),The Internet For Everyone:A guide for users and provider, McGrowHill.uSA Whitten (2004), System Analysis and Design Methods, 6th, Irwin/McGrowHill.USA Wilkinson (2000), Accounting and Information Systems, 3th, John Wiley&Sons, USA

Tidak ada komentar: